Gjøvik Håndballklubb innfører Spond Club

Styret har vedtatt at Gjøvik Håndballklubb skal benytte seg av klubbløsningen i Spond. Med dette binder vi sammen de mange Spond-gruppene som allerede er opprettet i klubben i ett felles system. Med Spond Club får klubben en ny kommunikasjonskanal, som i første omgang betyr at du som medlem i en av klubbens mange Spond-grupper, etterhvert også vil få meldinger i appen din fra klubben om viktige saker som angår deg som medlem, foresatt, trener eller frivillig. Gjøvik Håndballklubb skal også benytte betalingsløsningen til Spond Club, slik at medlemsavgift og treningsavgift vil bli fakturert gjennom dette systemet.

Det viste seg at de fleste lag i Gjøvik Håndballklubb allerede bruker Spond aktivt til å organisere treninger, kamper og deltakelse på arrangement. Spond blir også brukt som en kommunikasjonskanal mellom spillere, trenere og foresatte. Tilbakemeldingene er at lagene er fornøyd med funksjonaliteten i Spond – at systemet er enkelt og gratis å brukes. Under sesongen 20/21 har det vært behov for å kunne nå ut med informasjon på en effektiv måte, og med Spond Club er vi sikre på at dette vil fungere.

Hva betyr innføringen av Spond Club?

De fleste av spillerne er allerede i Spond-grupper. Disse vil ikke merke noe til overgangen, utover at de i tiden fremover vil kunne oppleve at det av og til dukker opp beskjeder fra klubben i appen – i tillegg til betalingsforespørsel for medlem- og treningsavgift. Noen vil også oppleve at rollene de har i Spond-gruppen sin får endret navn. Det er viktig at hvert enkelt medlem sjekker at kontaktinformasjon stemmer på både deltaker og foresatte, og at betalingskontakt blir meldt inn. Klubben dobbeltsjekker dette opp mot de opplysningene som står registrert i Min Idrett.

Hva betyr dette for lagene som allerede bruker Spond?

De fleste av klubbens lag bruker Spond, og vil ikke merke overgangen til klubbløsningen i særlig grad. Det viktigste er at hvert lag må opprette en person som er Spond-ansvarlig. Dette har de fleste gruppene i dag. Spond-ansvarlig på laget skal være bindeleddet mellom sin Spond-gruppe og klubben sentralt. Spond-ansvarlig må sørge for at alle medlemsdata i egen Spond-gruppe til enhver tid er oppdatert. Det vil si at alle spillere, trenere og frivillige som tilhører årgangen må være registrert med riktig navn og epostadresse/telefonnummer – og med korrekte opplysninger om foresatte. For at klubben skal kunne nå de riktige personene, må alle lagene ha registrert i Spond hvem som er hovedtrener, hjelpetrener, oppmann og foreldrekontakt. Spond-ansvarlig har derfor også ansvar for at alle i sin gruppe er registrert med riktige roller. Dersom årgangene har frivillige med andre roller de ønsker å registrere, kan de gjøre det, men det er ikke et krav som klubben stiller. Samme person kan ha flere roller og delta i ulike Spond-grupper. Det vil bli et informasjonsmøte med mer informasjon rundt dette.

Personvern

Innføringen av Spond Club innebærer at enkelte personopplysninger blir overført fra Spond-gruppen på lagsnivå til klubben. Dette er personopplysninger Spond-brukerne selv har registrert i Spond-appen. Klubben har ikke tilgang til arrangementer som er opprettet i gruppene, og heller ikke til meldinger som sendes internt i Spond-gruppen. Konkret innebærer klubbløsningen at NIF får tilgang til og oppbevarer opplysninger om navn, kontaktinformasjon (epost, telefonnummer, adresse) og fødselsdato til Spond-brukerne i hver gruppe/lag, med tilhørende opplysninger om foresatte der dette er registrert i Spond (navn, epost, telefonnummer). Det blir også registrert hvilken rolle den enkelte har i sin Spond-gruppe (medlem, trener, årgangsanvarlig osv), samt draktnummer og hvilken skolekrets de yngste i klubben tilhører dersom dette er registrert på spillerne. Registreringen gjelder brukere i alle de Spond-gruppene som allerede er opprettet i klubbens regi, og alle Spond-brukere som i framtiden blir med i en av klubbens Spond-grupper.

Klubben tar personvern på alvor. Det juridiske grunnlaget for registreringen ligger i medlemsavtalen som er inngått med klubben da du som medlem i klubben meldte deg inn, samt i klubbens berettige interesse for å kunne ha god kommunikasjon med alle våre medlemmer, trenere og frivillighetsapparatet.

Som Spond-bruker kan du selv se og redigere hvilke opplysninger som er registrert om deg og ditt barn i Spond-appen din. Klubben har inngått en databehandleravtale med Spond, som blant annet sikrer at personopplysningene blir behandlet i tråd med lovverket og personvernforordningen GDPR.

Ta gjerne kontakt med administrasjonen dersom du har spørsmål i forbindelse med at Gjøvik Håndballklubb nå innfører Spond Club.